Folium Home Page
Vă prezentăm un program de registratură electronică şi flux de documente, realizat pentru administraţii publice şi orice fel de instituţii private, program folosit in Uniunea Europeană (Italia) încă din 2002.
Produsul respectă toate normele europene în domeniu.
Avantajele folosirii unei astfel de soluţii de management al documentelor sunt caracterizate în special de:
- creşterea productivităţii prin: eliminarea timpilor morţi, reducerea timpului de căutare, reutilizarea informaţiilor, viteza crescută de accesare a datelor, posibilitatea procesării automate a informaţiilor (folosirea unei soluţii de document management eficientizează munca unui angajat cu până la două ore pe zi)
- eliminarea riscului de pierdere a documentelor (studiile efectuate de către companii în rândul clienţilor lor arată faptul că 8% din documentele scrise se pierd din cauza erorilor de arhivare)
- crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de conţinut
- disponibilitate ridicată a informaţiei, la nivelurile la care este nevoie de aceasta (studiile pe care companiile le efectuează în rândul clienţilor arată că, în mod obişnuit, aproximativ 80% din informaţiile care circulă într-o organizaţie sunt nestructurate - adică nu pot fi regăsite în baze de date, rapoarte sau formulare)
- eficienţă mai mare în manipularea informaţiilor
- acces securizat la informaţie pe baza unor reguli stricte
- reducerea spaţiului, respectiv, a costului impus de arhivarea documentelor
- creşterea nivelului de interacţiune cu cetăţeanul prin oferirea de informaţii actuale, răspuns rapid la solicitările acestuia (de exemplu, posibilitatea indicării stadiului în care se află o solicitare depusă)
- nivel de transparenţă sporit.
Ca urmare a integrării in Uniunea Europeană si a noilor normative ale Camerei Deputaţilor in ceea ce priveşte înregistrarea si arhivarea electronică a documentelor şi dacă instituţia dumneavoastră are in plan achizitionarea unei aplicaţii software de registratură electronică, pentru gestionarea şi arhivarea informatizată a documentelor şi a fluxului de documente din instituţie, după un model folosit cu succes in UE încă din anul 2002, sau dacă doar doriţi să vă informaţi despre capabilităţile unei astfel de aplicaţii, chiar fără a avea în plan o astfel de achiziţie, ne-ar face plăcere să vă oferim o demonstraţie gratuită a acestei aplicaţii lasediul dumneavoastră sau la sediul nostru.
Aplicaţia este disponibilă încă din anul 2002 pe piaţa din Italia (administraţie publică centrală şi mai ales locală, spitale, societăţi de asigurare, ministere, agenţii, în general instituţii care lucrează cu publicul) iar din 2006 este prezentă si pe piaţa din România.
Vă puteţi informa despre capabilităţile unei astfel de aplicaţii consultând site-ul principalului nostru client:
Centrul Naţional Pentru Informatizarea Administraţiei Publice din Italia, la adresa web http://www.protocollo.gov.it (in limba italiană).
In România, firma noastră a avut rezultate deosebite în implementarea acestui produs la Autoritatea Natională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, http://www.dataprotection.ro).
Caracteristica principală a produsului Folium este preţul foarte scăzut, in comparaţie cu alte produse software similare de pe piaţa românească.
Caracteristicile de bază ale unei asemenea aplicaţii sunt :
- registratură: înregistrarea electronică a documentelor în intrare din diferite surse (scanner, reţea locală, e-mail simplu, e-mail semnat digital, etc.). Registratură electronică permite păstrarea informaţiilor legate de documente (tip, număr de intrare etc.) şi a documentelor în format electronic.
- conversie de documente din formate clasice ale editoarelor de texte (Word, Open Office, etc.) în formate nemodificabile tip pdf. Fiecare document are un format dat de aplicaţia in care a fost creat (ex. Microsoft Word). Aplicaţia Folium permite transformarea documentelor din format modificabil într-un format nemodificabil, un format care permite utilizatorului doar citirea documentului. Acesta este formatul pdf - Portable Document Format. Astfel că orice document înregistrat poate fi citit fără a fi modificat.
- elaborarea documentelor în ieşire, versionarea lucrului pe documente intermediare prin operaţii de check-in/check-out, înregistrarea pe registrul de ieşire
Versiunea unui document este o copie intermediară a unui document sau o actualizare a unui document precedent. Prin crearea şi păstrarea transparentă a versiunilor unui document este posibilă urmărirea evoluţiei acestuia.
Aplicaţia furnizează modalităţi prin care mai mulţi utilizatori îşi coordonează activităţile legate de unul sau mai multe documente.
Funcţiile “check-in” şi “check-out”: atunci când un utilizator editează un document acesta trece în starea de “check-out”, fiind blocat faţă de ceilalţi utilizatori. Documentul cu starea “check-out” poate fi vizualizat de către alţi utilizatori, dar nu şi editat. In acest mod se evită problemele ce pot apărea când mai mulţi utilizatori încearcă să editeze acelaşi document simultan. Cu “check-out” numai un singur utilizator poate edita un document la un moment dat. La final utilizatorul reîntoarce documentul în starea de “check-in” acesta devenind iarăşi disponibil pentru editare).
- transferul documentelor înregistrate între utilizatori sau între birouri
- clasificarea documentelor pe tipuri şi în dosare, transferul dosarelor între utilizatori sau între birouri
- căutări de documente şi dosare după absolut orice criteriu
- arhivarea documentelor şi a dosarelor
- semnarea electronică a documentelor
- lucrul cu registre de corespondenţă, registre auxiliare şi registre interne multiple
- urmărirea stării unui document sau a activităţilor fiecărui angajat/birou din instituţie
Caracteristicile tehnice de bază sunt:
- aplicaţia server funcţionează pe orice platformă Windows sau din gama Unix/Linux şi este scrisă în Java pe principiile J2EE
- aplicaţia client funcţionează pe un browser web de tip Internet Explorer/Firefox; practic întreaga aplicaţie poate fi accesată de oriunde din Internet
- motoarele de baze de date şi documente sunt disponibile într-o gamă variată, în funcţie de performanţele şi de preţul dorit
- aplicaţia este scrisă folosind doar tehnologii open source
- aplicaţia respectă normele UE cu privire la accesibilitate inclusiv pentru persoane cu handicap vizual/auditiv
- aplicaţia respectă normele UE ce privesc protejarea datelor cu caracter personal
Aplicaţia este disponibilă modular, are un preţ scăzut pe care îl stabilim de comun acord cu dumneavoastră in funcţie de modulele pe care le doriţi, de numărul de utilizatori precum şi de eventuale alte licenţe software necesare, dacă este cazul (volum foarte mare de documente, arhitecturi load-balancing, etc).
Configurarea aplicaţiei Folium se poate face în mai multe moduri, pornind de la o versiune light (doar registratură, fără reţea, 1-2 utilizatori) recomandată instituţiilor/primăriilor mici, pană la arhitecturi load-balancing cu 2-3 servere, mii de utilizatori şi milioane de documente arhivate anual, în funcţie de nevoile fiecărei instituţii.
Ne exprimăm speranţa că ne veţi contacta pentru a vă putea oferi o demonstraţie gratuită a produsului la sediul dvs.
Vă informăm că la sediul firmei noastre se organizează săptămânal demo-uri precum şi cursuri gratuite despre registratura electronică.
Pentru alte detalii ne puteţi contacta la adresa contact.folium@ro-planet.ro sau telefonic.
Vă mulţumim,
SC RO PLANET SRL
Back to top
